Checklist: todo antes de encargar material POP

Brief y objetivo

• Objetivo del material (feria, retail, onboarding, regalo VIP).
• Perfil del receptor y contexto de uso.
• Mensaje obligatorio (claim, aviso legal, QR).

Identidad de marca

Manual de marca o PDF con versiones permitidas del logo, colores con referencia (Pantone, CMYK, RGB según proceso), tipografías aprobadas y zonas de respeto. Si mezclas impresión y grabado, confirma cómo se traduce el color corporativo en cada técnica.

Arte final técnico

• Archivos vectoriales para logos y textos críticos.
• Resolución adecuada para imágenes raster en grandes formatos.
• Plantillas del proveedor cumplimentadas ( sangrado, zonas seguras).

Cantidades y variantes

Desglose por talla, color de producto, idioma de packaging o kit. Un error típico es pedir un solo total sin reparto por sede o evento; después faltan unidades en un sitio y sobran en otro.

Fechas y incoterms

Fecha límite de entrega en destino, no solo “salida de fábrica”. Incluye montaje de displays, ensayo en stand si aplica, y margen para aduanas o envíos internos.

Normativa y derechos

Confirmar que tienes derecho a reproducir logotipos de terceros (alianzas, sellos de certificación). En algunos sectores hay restricciones de claims en packaging.

Coordinación interna y una sola versión

El cuello de botella más común no es la fábrica sino el marketing con tres versiones del logo en distintas carpetas. Designa un repositorio único (carpeta compartida o DAM) y congela la versión al enviar a producción. Cualquier cambio posterior debe llevar número de versión visible en el nombre del archivo.

Compras y legal deben revisar cláusulas de muestra y de reproducción de marcas de terceros antes del OK masivo. Adelantar esa conversación evita que el pedido quede detenido cuando el proveedor pide evidencia de licencia.

Si repartes en varios países, confirma etiquetado eléctrico, idioma de manual y enchufes cuando el kit incluya cargadores; eso no siempre es plug-and-play entre regiones.

Seguro, incoterms y responsabilidad

En envíos de alto valor o frágiles, valora seguro de transporte y quién asume rotura en tránsito. Los incoterms definen en qué momento pasa el riesgo al comprador; alinear expectativas con compras evita discusiones si el courier deja el pallet bajo lluvia.

Si el POP incluye baterías, líquidos o imanes, pregunta restricciones de carrier y documentación para importación; un retraso aduanero puede hacer perder el evento aunque la fábrica cumplió fecha.

Recepción y control de calidad en destino

Define quién abre el primer bulto, con qué checklist (cantidad, color, posición de logo, olor anómalo en tintas). Fotografía incidencias con etiqueta de lote visible; agiliza reclamaciones al proveedor y evita “no reproducible” meses después.

Si repartes a terceros logísticos, envía instrucción escrita de no mezclar lotes ni retirar etiquetas de identificación hasta verificación en sede.

Archiva el packing list firmado del primer envío como referencia de peso y bultos para seguros futuros.